1. O que é Compliance?

A palavra Compliance origina-se do verbo “To Comply” que significa cumprir, agir de acordo ou estar em conformidade. No caso de Compliance nas empresas, significa estar em conformidade com as leis e regulamentos internos e externos aplicáveis aos colaboradores e terceiros que interajam com a organização.

A Alubar tem um setor de Compliance que é o responsável por estabelecer junto à Alta Administração um conjunto de medidas de integridade (valores, regras, procedimentos), com objetivo de evitar, detectar e interromper a ocorrência de irregularidades, fraudes e corrupção na empresa ou práticas que impactem o meio ambiente ou as pessoas. Este conjunto de medidas de integridade é chamado de Programa de Compliance.

2. O que é Integridade?

A palavra "integridade" deriva do latim "integritate", que significa a qualidade ou estado de ser íntegro, caracterizado por uma conduta reta, ética, justa, honesta e digna. Integridade é sinônimo de honestidade, retidão e imparcialidade. No contexto da Alubar, integridade significa fazer o que é certo, indo além da prevenção, detecção e interrupção de irregularidades, temos a responsabilidade de garantir um ambiente seguro e adequado para nossos stakeholders, preservando o meio ambiente ao nosso redor, promovendo o respeito aos direitos humanos e combatendo todo e qualquer tipo de discriminação.

3. O que fazer se eu identificar algum ato que descumpra o Código de Conduta Ética, as Políticas de Compliance ou qualquer outra situação irregular relacionada ao tema?

Se você for colaborador do Grupo Alubar fale com seu gestor imediato, caso seja um terceiro procure seu gestor de contrato. Você também poderá falar com a área de Compliance através do e-mail compliance.alubar@alubar.net.

Porém, caso você não se sinta à vontade em falar com o seu gestor ou com a área de Compliance, faça um relato no Canal de Ética, onde não há a necessidade de se identificar.

4. Quais são as formas de fazer um relato no Canal de Ética?

Você poderá fazer o relato por:

Brasil: 0800 900 9098
EUA/Canadá: 1 (800) 870-3866
Outros países: +55 5123132309
E-mail: ethics.alubar@contatoseguro.com.br
Site: https://contatoseguro.com.br/alubar

5. Quem receberá o relato feito no Canal de Ética?

O Canal de Ética é operado por uma empresa externa que recebe o relato e o encaminha ao Comitê de Ética, que é formado por gestores do Grupo Alubar com conhecimento multidisciplinar, responsáveis por avaliar os relatos e propor a interrupção e solução das irregularidades. Atualmente o Canal de Ética é operado pela Contato Seguro, uma empresa global independente e com elevados padrões de integridade.

6. Qual é a formação do Comitê de Ética?

O Comitê de Ética do Grupo Alubar é um órgão independente, de caráter consultivo e permanente, composto por 7 (sete) membros, a seguir especificados:

• Representante do Conselho de Administração
• Representante do Comitê de Auditoria
• CEO do Grupo Alubar
• COO do Grupo Alubar
• Representante da área de Compliance
• Representante da área Jurídica
• Representante da área de Recursos Humanos

7. Como tenho certeza de que não serei identificado?

O Canal de Ética não é operado por colaboradores do Grupo Alubar. A operação é realizada externamente por uma empresa independente que garante o anonimato e confidencialidade das informações.

Você só será identificado se for da sua vontade, neste caso você deverá se manifestar de forma clara que deseja que seu nome seja citado.

8. Como poderei acompanhar o relato que fiz?

Ao fazer um relato você receberá um protocolo e senha para acompanhamento pelo site ou telefone.

9. Posso ser prejudicado por fazer um relato no Canal de Ética?

O Grupo Alubar garante que não haverá retaliação ao manifestante pela utilização de boa-fé do Canal de Ética, ou seja, nenhum funcionário ou terceiro será exposto ou punido (pelos seus colegas, gestores, comitê de ética ou funcionários que representem o Grupo Alubar) por utilizar esta ferramenta ou participar de processos de investigação decorrentes dos relatos.

Qualquer colaborador ou terceiro que produza falsas denúncias, de forma intencional, utilize o Canal para fins de benefício pessoal ou que prejudique outra pessoa (funcionário ou não do Grupo Alubar) estará agindo de má-fé, caracterizando uma falta grave. Desta forma, não será protegido por esta política, ficando então sujeito a medidas disciplinares.

10. Devo relatar até mesmo situações que não me afetem diretamente?

Sim, você deve relatar até mesmo situações que não o(a) afetem diretamente. Mesmo que você não seja diretamente impactado(a), é importante reportar qualquer violação ao Código de Ética e às Políticas de Compliance. Isso inclui casos de corrupção, fraude, crimes contra a administração pública, assédio, discriminação, crimes ambientais, violações de direitos humanos e outras irregularidades.

Ao relatar essas situações, você contribui para a manutenção e construção de um ambiente mais ético e seguro para todos.

11. Quais são as informações que devo fornecer no relato?

Todos os relatos realizados, principalmente os anônimos, deverão conter o máximo de informações possíveis, para que a equipe responsável por apurar a denúncia tenha condições de identificar a categoria, dimensão e urgência dos fatos.

Deste modo, o relato deve preferencialmente conter as seguintes informações:

a) Como tomou conhecimento do fato? Viu? Ouviu? Alguém contou?
b) Qual é o fato a ser relatado?
c) Quando, como e onde ocorreu o desvio de conduta / irregularidade?
d) Quem está envolvido?
e) Há alguma testemunha em potencial? Quem?
f) Há alguma prova documental? Qual?

12. Em quanto tempo um relato é apurado?

O Comitê de Ética tem um prazo inicial de 60 (sessenta) dias corridos para dar uma resposta formal ao manifestante. Sendo necessárias informações adicionais ou investigações sobre as ocorrências, o prazo poderá ser estendido pelo tempo necessário levando-se em conta a complexidade do caso.

Além disso, o prazo está diretamente relacionado aos detalhes fornecidos pelo manifestante (maturidade do relato) e quantidade de casos sendo apurados simultaneamente. Os casos mais simples normalmente são respondidos em um prazo entre 30 e 45 dias.